Bij Stichting Bovengrondse Vakschool vinden wij het belangrijk om zorgvuldig en vertrouwelijk met persoonsgegevens om te gaan. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe wij deze gegevens beschermen en welke rechten u heeft.
Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke wet- en regelgeving.
Stichting Bovengrondse Vakschool verwerkt persoonsgegevens zowel als verwerkingsverantwoordelijke als, in sommige gevallen, in opdracht van gemeenten of andere overheidsinstanties. Welke rol wij hebben, hangt af van de aard van de dienstverlening, de wettelijke taken en de afspraken die daarover zijn gemaakt.
Wanneer wij zelf bepalen voor welk doel en op welke wijze persoonsgegevens worden verwerkt, treden wij op als verwerkingsverantwoordelijke. Wanneer wij persoonsgegevens verwerken in opdracht van een gemeente of andere overheidsinstantie, gebeurt dit binnen de kaders van de betreffende opdracht en de daarover gemaakte afspraken.
1. Wie zijn wij?
Stichting Bovengrondse Vakschool
Passartweg 150
6413 NZ Heerlen
Telefoon: 045-5759000
E-mail: info@bovengrondsevakschool.nl
Website: www.bovengrondsevakschool.nl
Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op via info@bovengrondsevakschool.nl.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt of die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening.
Afhankelijk van uw contact met ons en de dienstverlening kan het gaan om:
- naam en geslacht;
- geboortegegevens, zoals geboortedatum en geboorteplaats;
- adresgegevens;
- telefoonnummer;
- e-mailadres;
- bankrekeningnummer;
- gegevens over uw situatie die u vrijwillig met ons deelt;
- overige persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening.
Wij verwerken niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het betreffende doel.
3. Gegevens die u invult via onze website
Op onze website kunt u via een contact- of aanmeldformulier een bericht samenstellen om contact op te nemen met Stichting Bovengrondse Vakschool. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat u bij ons wilt werken, met ons wilt samenwerken of wilt kennismaken.
Via het formulier kunt u onder meer de volgende gegevens invullen:
- uw naam;
- uw telefoonnummer;
- informatie over uw situatie;
- eventuele aanvullende informatie die u zelf in het toelichtingsveld verstrekt.
Wanneer u het formulier gebruikt, wordt uw e-mailprogramma geopend met een vooraf ingevuld bericht. Het formulier zelf verzendt de ingevulde gegevens niet rechtstreeks naar ons.
U bepaalt zelf of u het bericht vanuit uw e-mailprogramma daadwerkelijk verstuurt. Zodra wij uw bericht ontvangen, verwerken wij de daarin opgenomen persoonsgegevens om uw vraag te beantwoorden, contact met u op te nemen of te beoordelen welke dienstverlening bij uw situatie past.
Wij adviseren u om via het formulier geen gevoelige persoonsgegevens te delen die niet noodzakelijk zijn voor uw vraag.
4. Verwerken wij bijzondere persoonsgegevens of het BSN?
Stichting Bovengrondse Vakschool registreert geen gezondheidsgegevens in haar systemen en gebruikt deze niet als onderdeel van haar reguliere administratie.
In het kader van begeleiding, kennismaking of het beoordelen van een passend traject kan het voorkomen dat gezondheidsinformatie mondeling wordt besproken. Deze informatie wordt door ons niet vastgelegd of bewaard, tenzij daarvoor een wettelijke grondslag bestaat en dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een specifieke opdracht.
In bepaalde situaties kan het noodzakelijk zijn om een burgerservicenummer (BSN) te verwerken, bijvoorbeeld wanneer dit wettelijk is toegestaan of verplicht is voor de uitvoering van een opdracht van een gemeente of een andere overheidsinstantie.
Wij verwerken het BSN uitsluitend wanneer daarvoor een specifieke wettelijke bevoegdheid of verplichting bestaat en wanneer de verwerking noodzakelijk is voor het betreffende doel.
Wij verwerken persoonsgegevens altijd zorgvuldig en in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.
5. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- het uitvoeren van begeleiding en trajecten;
- het uitvoeren van opdrachten van gemeenten en andere overheidsinstanties;
- het onderhouden van contact met deelnemers, cliënten, sollicitanten, samenwerkingspartners en andere betrokkenen;
- het beantwoorden van vragen die via onze website of andere contactkanalen worden gesteld;
- het opvolgen van contact- en aanmeldverzoeken;
- het beoordelen welke dienstverlening bij uw situatie past;
- het voeren van onze administratie;
- het verwerken en administreren van betalingen;
- het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- het behandelen van verzoeken over uw persoonsgegevens.
Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan waarvoor deze zijn verzameld, tenzij dat wettelijk is toegestaan.
6. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.
Afhankelijk van het doel en de omstandigheden kan de verwerking gebaseerd zijn op:
Uitvoering van een overeenkomst of voorbereiding daarop
Wanneer de verwerking noodzakelijk is om een overeenkomst met u uit te voeren of om op uw verzoek stappen te zetten voordat een overeenkomst wordt gesloten.
Wettelijke verplichting
Wanneer wij wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens te verwerken of te bewaren, bijvoorbeeld voor onze financiële administratie.
Gerechtvaardigd belang
Wanneer wij een gerechtvaardigd belang hebben bij een verwerking, de verwerking noodzakelijk is en uw privacybelangen niet zwaarder wegen dan dat belang.
Toestemming
Wanneer de wet vereist dat wij uw toestemming vragen, verwerken wij de betreffende gegevens op basis van die toestemming. U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.
Bij opdrachten van gemeenten of andere overheidsinstanties kan een andere wettelijke grondslag van toepassing zijn. Welke grondslag geldt, hangt af van de betreffende opdracht en de wettelijke en contractuele afspraken.
7. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een andere geldige reden een langere bewaartermijn vereist.
Voor verschillende soorten gegevens kunnen verschillende bewaartermijnen gelden.
Administratieve gegevens: gegevens waarvoor een wettelijke fiscale bewaarplicht geldt, bewaren wij gedurende de toepasselijke wettelijke termijn. Voor veel fiscale administratie bedraagt deze termijn zeven jaar.
Contact- en aanmeldgegevens: deze bewaren wij zolang dat nodig is om uw vraag of verzoek af te handelen en eventuele vervolgcontacten te verzorgen. Daarna verwijderen wij deze gegevens, tenzij een wettelijke verplichting of andere gerechtvaardigde reden een langere bewaartermijn vereist.
Gegevens over begeleiding en trajecten: hiervoor gelden bewaartermijnen die afhankelijk zijn van de aard van de dienstverlening, de toepasselijke wet- en regelgeving en eventuele afspraken met de opdrachtgever.
Gegevens die wij in opdracht van een gemeente of andere overheidsinstantie verwerken: hiervoor volgen wij de toepasselijke wettelijke voorschriften en de afspraken met de betreffende opdrachtgever.
Wanneer persoonsgegevens niet meer nodig zijn en er geen wettelijke verplichting bestaat om deze te bewaren, verwijderen wij deze gegevens of maken wij deze waar mogelijk anoniem.
8. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij delen persoonsgegevens alleen met andere partijen wanneer dat noodzakelijk en toegestaan is.
Afhankelijk van de dienstverlening kunnen dit zijn:
- gemeenten en andere overheidsinstanties;
- leveranciers van IT-systemen, software en hostingdiensten;
- partijen die onze administratie of boekhouding verzorgen;
- andere dienstverleners die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze werkzaamheden.
Wij verstrekken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.
Wanneer een andere organisatie namens ons persoonsgegevens verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over de bescherming van die gegevens, bijvoorbeeld in een verwerkersovereenkomst.
Wanneer wij persoonsgegevens verwerken in opdracht van een gemeente of andere overheidsinstantie, kunnen gegevens met die opdrachtgever worden gedeeld voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht en past binnen de gemaakte afspraken en de toepasselijke wet- en regelgeving.
Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden.
Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, zorgen wij ervoor dat aan de daarvoor geldende wettelijke voorwaarden wordt voldaan.
9. Cookies en websitegebruik
Onze website maakt uitsluitend gebruik van functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het goed en veilig functioneren van de website.
Wij gebruiken geen trackingcookies, marketingcookies, advertentiecookies of analytische cookies.
Functionele cookies kunnen bijvoorbeeld nodig zijn om bepaalde onderdelen van de website goed te laten werken of om de veiligheid van de website te ondersteunen.
Wij beoordelen het gebruik van cookies en vergelijkbare technieken wanneer onze website of de gebruikte diensten veranderen. Als het cookiegebruik wijzigt, passen wij deze privacyverklaring en eventuele aanvullende informatie aan wanneer dat nodig is.
10. Geautomatiseerde besluitvorming
Stichting Bovengrondse Vakschool neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens en die juridische gevolgen hebben voor betrokkenen of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen.
Bij de uitvoering van onze dienstverlening vindt menselijke beoordeling plaats waar dat noodzakelijk is.
11. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongeoorloofde verstrekking.
De maatregelen worden afgestemd op de aard van de gegevens, de risico's van de verwerking en de beschikbare technische mogelijkheden.
Afhankelijk van de systemen en werkzaamheden kunnen deze maatregelen onder meer bestaan uit:
- het beperken van toegang tot persoonsgegevens tot bevoegde personen;
- het gebruik van beveiligde systemen;
- het toepassen van passende beveiligingsmaatregelen bij elektronische communicatie;
- het beoordelen en waar nodig verbeteren van onze beveiligingsmaatregelen.
Hoewel geen enkele manier van gegevensverwerking of gegevensoverdracht volledige veiligheid kan garanderen, doen wij er alles aan om de persoonsgegevens die wij verwerken zo goed mogelijk te beschermen.
12. Welke rechten heeft u?
Op grond van de AVG heeft u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.
U kunt onder meer verzoeken om:
- inzage in uw persoonsgegevens;
- correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
- verwijdering van persoonsgegevens wanneer dat wettelijk mogelijk is;
- beperking van de verwerking;
- bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
- overdracht van uw persoonsgegevens aan uzelf of een andere organisatie;
- intrekking van eerder gegeven toestemming.
Deze rechten zijn niet in alle situaties onbeperkt van toepassing. Soms zijn wij bijvoorbeeld wettelijk verplicht bepaalde gegevens te bewaren of bestaat er een andere wettelijke reden om een verzoek niet volledig uit te voeren.
Wilt u gebruikmaken van uw privacyrechten? Stuur dan een verzoek naar info@bovengrondsevakschool.nl.
Wij reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Wanneer uw verzoek complex is of wanneer wij veel verzoeken ontvangen, kan deze termijn onder de wettelijke voorwaarden met maximaal twee maanden worden verlengd. In dat geval informeren wij u binnen de eerste maand over de verlenging en de reden daarvan.
Om uw privacy te beschermen kunnen wij u vragen uw identiteit te bevestigen. Wij vragen daarbij niet meer gegevens dan noodzakelijk is.
Wanneer wij persoonsgegevens verwerken in opdracht van een gemeente of andere overheidsinstantie, kan het nodig zijn uw verzoek aan die opdrachtgever voor te leggen of u naar die opdrachtgever door te verwijzen.
13. Klachten
Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via info@bovengrondsevakschool.nl. Wij bekijken uw klacht zorgvuldig.
U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Meer informatie vindt u op: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
14. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening, onze website of de toepasselijke wet- en regelgeving verandert.
De meest actuele versie publiceren wij op onze website. Wij adviseren u deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.
Heeft u vragen over een wijziging of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via info@bovengrondsevakschool.nl.